あのエクセルとかワードとかどこいった?にならないファイル管理とは!?

データに追われる時間を10分の1にスッキリさせたい。
どうも、FileMakerスッキリデータ管理のながにぃです。


ちょっとした計算や調査で使ったエクセル。

毎日なにかしら作ってしまうから、気づくとたくさんのファイルが出来ていた・・・なんてことありますか?

さらに、「あれ?昨日作ったエクセル、どこいったっけな?」とか「やべ、どれが必要でどれが要らないファイルだっけ?」てなことがあったり。

さらにさらに、ええい、面倒くさい!と言って、保存場所はいつでもなんでもデスクトップ!とか(;'∀')

エクセルやワードなんて、パソコンのどこにでも保存できてしまうので、油断すると適当に保存してしまいます。















Windows7や8、10にもなれば、検索機能が充実しているから大丈夫!のはずが、これも意外と落とし穴なんですよね。

ファイルがどんどん多くなってくると、それこそ何が何だかわからなくなる・・・。

なんとかファイル名で検索しやすくしても、これだっけ?いや違った、検索、あれ違った、検索・・・。



そうなる前に、ちゃんと整理をしながらファイルを管理していくことが、ストレスフリーのパソコン業務へと繋がっていくと思いますヽ(^o^)丿



では、どうするか。



とにかくフォルダを作る!その中にファイルを入れる!



ということをお勧めします( `ー´)ノ

ファイルは「フォルダで管理」しましょう!



具体的には、

毎日あるいは毎営業日、なんらかのファイルが作られるなら、日付のフォルダを作ってそこに入れる!

カテゴリを自分なりに決めて、大カテゴリ、中カテゴリ、小カテゴリにフォルダを分ける!

単に計算だけとかメモとかに使ったファイルも、「作業フォルダ」とか「削除OKフォルダ」とかを作ってそこに保存する!


ともかくコツとしては、たったひとつのファイルだとしても、フォルダに入れることです!



この記事をご覧になっているあなたならきっと覚えがあると思いますが、フォルダとファイルの混在ほど厄介なものはありません。

「商品一覧リスト」のエクセル、確か「商品」フォルダの中の「各種一覧」か「月別一覧」かそれともどこかのフォルダに入っているはずなのになあ・・・。

あらゆるフォルダを探して、結局「商品」フォルダの直下にあったとか、よくある話しですね(;´・ω・)

うぉー!この1時間返せー!(1時間も探してたのかよ)、なんて( ̄▽ ̄;)




それが、もし「商品一覧リスト」フォルダを作って、その中に入れていたら、見つけるのにそこまで時間はかからなかったでしょう。

「商品一覧リスト」エクセルがひとつだとしても、「商品一覧リスト」フォルダを作ってその中に入れるのです。

例外としては、例えば「済」フォルダに古い「商品一覧リスト」ファイルを入れて履歴として持つ、などの場合でしょうか。

基本的に「済」フォルダ内のファイルは使用しない前提なので、「フォルダとファイルの混在状態」とは見なさない、とします。






ここまで来てお気づきかもしれませんが、「フォルダとファイルの混在状態」イコール「カテゴリの混在」と言えると思います。

よって、「最終的にこれ以上カテゴリ分けできないところまでフォルダを作る」、というのが論理的なこじつけになるかと思います。

「商品一覧リストA」ファイル
「商品一覧リストB」ファイル
「各種一覧リストA」ファイル
「各種一覧リストB」ファイル

があるとして、同じフォルダに入っていたら、もう頭の中はカテゴリが混在している状態です。

それは「混乱」とも言い、ファイルを見つけづらくする要因です。

なので「商品一覧リスト」と「各種一覧リスト」の各フォルダを作るべきなのです。

「商品一覧リスト」
 └ 「商品一覧リストA」ファイル
 └ 「商品一覧リストB」ファイル
「各種一覧リスト」
 └ 「各種一覧リストA」ファイル
 └ 「各種一覧リストB」ファイル

もしリストA-1、リストA-2、リストB-1、リストB-2・・・、などさらにカテゴリに分かれるのであれば、さらにフォルダを作るべきでしょう。

「商品一覧リスト」
 └ 「商品一覧リストA」
     └ 「商品一覧リストA-1」ファイル
     └ 「商品一覧リストA-2」ファイル
 └ 「商品一覧リストB」
     └ 「商品一覧リストB-1」ファイル
     └ 「商品一覧リストB-2」ファイル
「各種一覧リスト」
 └ 「各種一覧リストA」
     └ 「各種一覧リストA-1」ファイル
     └ 「各種一覧リストA-2」ファイル
 └ 「各種一覧リストB」
     └ 「各種一覧リストB-1」ファイル
     └ 「各種一覧リストB-2」ファイル




フォルダにファイルを入れるクセがつけば、だんだんファイル管理もうまくなっていくと思います。

フォルダ管理自体がカテゴリ分けになるからです。

収納整理ができてくるというわけですね。



フォルダとファイルの混在状態の場合、人間はフォルダに目が行ってしまうのかもしれません。

「まだ先がある」と思うからなのでしょうか。

冒険心??本能のしわざ??

そういう研究も面白いかもしれませんね(´▽`)



ということで、今回の結論。

ファイルはフォルダの中に入れてファイル管理すべし!

でした(´ー`)





今回はこの辺で。

良い一日を!




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