[難しくない方法]FileMaker✕Googleスプレッドシート|1~3名向けの外出先での共有

  このページでは次のことを書いています。(データ管理初級者向け)




[難しくない方法]FileMaker✕Googleスプレッドシート1~3名向けの外出先での共有


作業時間を10分の1に、人生の充足時間を10倍に。
すべては小さな革新から始まる!の、ながにぃです^^




先日、FileMaker✕AppSheetという組み合わせでiPhone/iPad等による外出先での共有方法を取り上げました。


ただ、もしかしたらデータ管理初級の方にとっては少しややこしい印象を受けたかもしれません。



そこで今回はその中でもFileMakerとGoogleスプレッドシートだけに絞って書いてみたいと思います。

念のためですが、この方法は外出先でデータを「見る」だけで、データ編集はしない前提の方法となります。


Googleスプレッドシートにデータがあれば共有できる


Googleスプレッドシートはクラウドサービスなので、インターネットに繋がっているデバイス(パソコンやiPhone,iPad等)があれば共有できます。

しかもGoogleスプレッドシートは無料で使用できますからFileMakerのライセンスとは無関係です。


FileMaker✕Googleスプレッドシートは、要するにGoogleスプレッドシート上にFileMakerのデータを置けさえすれば良い、ということになります。



Google側の準備


そもそもGoogleアカウントがない場合は、登録から行う必要があります。分からない方がいらっしゃるかもしれないので念のため簡単に手順を載せます。

Googleサイト(https://www.google.co.jp/)の右上に「ログイン」とあるのでひとまずログイン画面にいきます。

「アカウントを作成」で「自分用」を選んで登録を進めます。「ビジネスの管理用」は例えば会社のメールアドレスなどを使って登録し、Googleアカウントと紐付けてくれます。(僕は使っていません)


その後は手順に従っていけば、紆余曲折しつつもGoogleアカウントを登録できると思います。(端折ってすみません💦 もしつまづいたら、それこそGoogle検索で「Google 登録 方法」などで調べてみて下さい。)



無事登録できたらGoogleのトップに戻って、アプリ一覧の中からGoogleスプレッドシートを立ち上げます。



「空白」から新規でスプレッドシートを作成します。

スプレッドシート名はわかりやすい名前をつけて管理して下さい。



Googleスプレッドシート側の準備

1行目の項目行を準備します。



共有を設定します。(別のGoogleアカウントからアクセスできるようにするため)

右上の緑色のボタンを押して、アクセスさせたいGoogleアカウントのメールアドレスを入れます。


「送信」ボタンを押すと共有承認のメールが飛びます。


FileMaker側の準備


ここでは長くなってしまうので、FileMaker側の準備は先日の記事の「FileMakerの準備方法」をご覧ください。

[設定方法公開]1~3名向け低コストデータ共有|FileMaker✕AppSheetのアナログ的な方法で共有を実現!の設定方法公開



要は、「専用のレイアウト」と「スクリプトをひとつ」を用意すれば良いだけです。


FileMakerのデータをスプレッドシートに貼り付け


上の「FileMaker側の準備」で用意したレイアウトを表示し、共有したいレコードに絞り込んだらボタンを押します(クリップボードにコピーされる)。



次にGoogleスプレッドシートのA2セルに「貼り付け」をします。



もし、貼り付けたデータと1行目の項目がズレている場合は、スプレッドシートの項目を直すか、FileMakerの専用レイアウトでのフィールドの並びを直します。



外出先でのデータ確認


iPhoneで確認することを想定してみます。iPadもAndroidも基本的には同じです。

方法としては、デバイスにアプリをインストールして使います。



App StoreからGoogleスプレッドシートを探してインストールします。(AndroidはGoogle Play)




インストールしたらアプリを起動し、ログインすることですぐに使える状態になっているはずです。




スプレッドシートをそのままスマホで見るのは正直見づらいです。

ただ、必要最低限の「データ共有」ということは果たせると思います。




この方法はスプレッドシートのほうは書き換えてもFileMakerには反映されません。(なのでデータを書き換える心配がない分、逆に安全ともいえます)

データ更新の必要が出たら、すべてFileMaker側で行います。これは会社や事務所に帰ってきてから行うか、担当の方にFileMakerを更新してもらうことになると思います。

この方法ではFileMaker側を常に最新のデータ状態にしておくことがミソとなります。



FileMakerでの更新が完了したら、再度スプレッドシートに貼り付ければOKです。

こういう感じなので、頻繁に更新が発生しないデータを共有するのに向いていると思います。

朝に1回最新データをスプレッドシートにアップするなど、運用面でカバーすれば充分に共有が可能なのではないでしょうか。



実際、この方法をご提案して、トライしてみて頂いているお客様がいらっしゃいます。

果たしてうまく共有できているのか、機会があれば後日聞いてみたいと思います^ ^

まとめ


以上、FileMaker✕Googleスプレッドシートに絞って書いてみました。

ただ、セキュリティのところではGoogleスプレッドシートを第三者に見られないようにすべきですし、機密情報などは極力アップしないようにするなど注意は必要かと思います。



「設定したいけどサポートがほしい」「うまくできるか不安なので一緒に作ってほしい」といったご要望があればお問い合わせください。

『ウィズサポート』はオンラインでも対応可能です。




お問合せはこちらからどうぞ。







今日も良い一日を♪





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