最低限の投資と時間で業務効率UPや売上UPにつなげたい、といった中小企業や零細企業、小さな店舗向けにシリーズを書いています。
日本の多くの製造現場では「指示書」を Excel (エクセル) で管理していたり、紙を印刷して対応しているところも多いかと思います。
それをデータベースにした場合にどうなるかをイメージしやすくしてもらうため、シンプルな造りの無料サンプル版をご紹介します。
＜このページの対象者＞
- 指示書をデータ管理する方法を知りたい方/会社
- データベースもプログラミングも未経験の方/会社
- FileMakerをさわってまだ間もない方/会社
＜このページの内容＞
- 指示書管理サンプルのダウンロード
- 指示書をデータベース化する手順の案
- テスト段階では、シミュレーションでまずはテストデータを蓄積してみる（数日分～数カ月分）
- ある程度テストデータが蓄積されたところで、不足している課題を洗い出す
- まとめ
指示書管理サンプルのダウンロード
この記事を書くに当たり、サンプルがあった方が分かりやすいと思ったので作りました。
指示書に特化したシンプルな構造になっているので、データベース制作が未経験でもイメージしやすいのではと期待しています。
ki録s（キロクス）シリーズで 『 無料 』 でダウンロード可能です（※完全アクセス権なし）
キロクスプレイスからダウンロードが可能です。
キロクスプレイスはこちら ＞
《 最初から実装されている機能 》
- 指示内容や進捗などの入力、画像の挿入
- 検索機能
- 顧客名（※顧客マスタは未使用）
- A4サイズPDF保存や印刷の機能
- イメージしやすいよう、500件ほどのダミーデータが最初から登録済み
- 完全アクセス権付与
指示書をデータベース化する手順の案
上のサンプルは指示書に特化してシンプルな作りにしました。データベースの特徴を多少なりとも掴んでほしいと思ってのことです。
データベースの特徴として、どんどんデータを蓄積していくことがあります。そして、データが蓄積されたら随時検索する、これがデータベースの基本です。
指示書というのはそれぞれの会社で、それぞれの現場で、仕様も内容も細かいところは当然違ってきます。（パッケージの市販システムがマッチしないのはこのためかと思います。）
指示書をデータベース化するための、テスト制作における初期段階の大きな流れを２点挙げてみます。
※本記事はデータベースもプログラミングも未経験の方/会社を想定しています
- テスト段階では、シミュレーションでまずはテストデータを蓄積してみる（数日分～数カ月分）
- ある程度テストデータが蓄積されたところで、不足している課題を洗い出す
けっこう時間はかかってしまいますが、データ管理をするにあたって打出の小槌はありません。自社だけで進める場合には尚更に地道です。
1.テスト段階では、シミュレーションでまずはテストデータを蓄積してみる（数日分～数カ月分）
「過去の指示書をすぐに探し出したい」ことを実現するには、データの元がなければ始まりません。
検索をするためには、検索されるためのデータの存在が不可欠です。
ではそのデータはどこに存在するのか？
誰かがデータを入れないといけません。それはあなたなのか、アルバイトの人なのかはそれぞれです。
毎日なんらかのデータ入力を行えば、自然にデータは積み上がっていきます（実際の見た目では下に下に増えていきますが）。
テストデータが積み上がってきたら、存分に「検索」してみてください。
登録日で検索しますか？案件名でしょうか？はたまた顧客名ですか？
過去に入力したデータは検索ですぐに見つかることでしょう。
データ管理は、地道です・・・。
2.ある程度テストデータが蓄積されたところで、不足している課題を洗い出す
- データ入力する時に手間になっているのは何ですか？
- 検索の画面や検索した後の画面は見やすいですか？
- どこに不便を感じますか？
たくさん課題が出てくるのは悪いことではありません。それらの課題が出てくることが次のステップに進むために重要です。
なぜなら、課題をクリアしていくごとにシステムは便利に、使い勝手が良くなっていきます。
テストがうまくいったら、いよいよ本番データを入れて運用を開始していきます。
本記事はあくまで一例ですので、もちろんイキナリ本番データを使って制作を進めることもあります。
ただ、最初からそう簡単にいかないことの方が多いように思います。
まとめ
ここまで、指示書まわりに特化してデータベース制作の手順のようなものを書いてみました。
指示書関連の制作代行を JBI が行ったときは、10パターンに近いレイアウトを作りました。やはりレイアウト関連はなかなか手間がかかり、お客様ご自身だけでは制作が行き詰まることがあります。
データ管理をしていくことは、そこに至るまでが本当に地道なんですよね・・・。
ただ、一度実現してしまえば、羽を得たようなものです。
効率化できた時間を使って、さらに使い勝手を良くしていくことができ、好循環が生まれていきます。
そこに至るまでの先導と伴走を JBI では日々考えています。
ki録s(キロクス)もその一環であり、今回のように無料のものもどんどんリリースしていけたらと思いますので、是非有効に利用して頂けたら幸いです^ ^
ki録sプレイスからダウンロードが可能です。
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FileMakerの可能性とJBIのご縁を感じたら、どうぞお問合せ下さい^ ^
今日も良い一日を♪
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