【経営者さま向け】少ない人員で業務改善&人材育成ができるデータベース管理

本記事は少人数の中小企業・小規模店舗などの経営者さま向けになっています。
限られた人員の中でデータベース管理を行うことのメリットなどを書いてみたいと思います。



このページでは次のような内容が書かれています。
  • データベース管理の期待
  • 人員が少なくてもできる FileMaker
  • 一石二鳥!? データベース管理+人材育成
  • どんな人材が向いている?性別は?年齢は?
  • まとめ



データベース管理の期待


例えば次のようなことができるようになると期待できます。
  • 顧客情報
    ・過去情報をすぐに検索できる。新規顧客開拓のためのデータ活用。

  • 売上情報
    ・今月の状況や前月比などを見れるように集計や構築ができる。

  • 製品情報
    ・自社の製品の状況を把握できる。新サービス展開の指標とする。

  • 印刷物
    ・毎回の書き起こしを無くせる。毎回の印刷を PDF 化できる。

  • 業務効率や業務改善
    ・一度入力すれば全て紐づくように構築することで手間ひまを削減。



「わざわざデータベース管理する必要はあるの?」「エクセルでも充分なのでは?」

顧客が2~3社(人)とか、決まった売上しかないとか、エクセルで把握できるような状況の場合はデータベース管理をする必要はないかもしれません。

逆にどんどん増えていく場合にはどうでしょうか。
例えば顧客が数十~数百社(人)以上だとか、売上のパターンが何十通り、何百通りだとか、そういう状況でエクセルだけで管理が間に合うでしょうか。




データベースは数千件、数万件を扱うのが得意なツールです。

いろいろな情報が増えていくような場合にチカラを発揮するのがデータベースです^ ^



人員が少なくてもできる FileMaker


FileMaker(ファイルメーカー)はデータベースの自作キットのようなソフトです。アメリカの Claris 社から販売されていて、Claris 社はなんとあの Apple の子会社です。(Apple の時価総額は345兆円でトヨタの10倍ほどもあります。*2022年11月現在)

データベースというと専門分野的なイメージがありますが、組み立て型の FileMaker であれば基本的な知識を得るだけでも製作自体は可能*です。さらに作り込めば会社の基幹システムにさえなり得るほどのポテンシャルを秘めたデータベースソフトです。

*製作はできてもデータベースの知見が無い場合は行き詰まる場合があります。その場合はプロに相談するのも一つの手です。



重要な点が、FileMaker であれば自社内の人材で製作(内製化)できる可能性が高いことです。

外から人材を迎えるのではなく在籍する人員をデータベース管理者に当てることで、フレキシブルなシステム対応が可能になります。

社内の人員ですから業務を知っています。本当に使い勝手の良いシステムは、業務を知る人が落とし込んだシステムです。FileMaker にはそれができます。



kintone(キントーン)や Salesforce(セールスフォース)などのクラウドツールと FileMaker の違いは、詳細な部分をこだわって作り込むことが出来る点です。柔軟に組み立てることができ、複雑な業務にもフィットさせられます。


業務を知っている人がシステムを作る、これこそが少人数の中小企業がトライすべき道であると思いますが、いかがでしょうか。


一石二鳥!? データベース管理+人材育成


「FileMaker であれば自社内の人材で製作(内製化)できる可能性が高い」と前述しました。

例えいま IT に精通している人材が社内にいなくても、FileMaker であれば誰でもデータベース管理システムを作れる可能性は大いにあります。

何しろ直感的に画面を作ることができたり、各種の項目やコードが日本語であることが多いということが挙げられます。





ではなぜ人材育成なのかというと、データベース管理はロジカルな思考他の人を巻き込んでの業務把握が必要だからです。

その2点を得られれば、通常の業務にも好影響をもたらすと期待できます。例えばこのようなことです。
  • 部署・チーム間を越えて社内業務を俯瞰する広い視野。
  • 社内で見えなかった非効率な業務の発見。
  • 業務だけではなく社員間の行き違い・すれ違いの気づき。
  • 未来の売上げアップに繋がる自社サービスの長所発見。 など・・・



これまで感覚的に業務を行っていた社員が
 ・ロジカルな思考を得る
 ・自分だけの業務をこなしていたのが他の人の業務まで把握する
このような人材に育つことは長い目で見れば会社にとって大きなメリットとなるでしょう。まさに「人財」です。



もちろん最初のハードルは高いかもしれません。なぜなら FileMaker の製作にはデータベースの知識が少なからず必要になるからです。

それでも FileMaker の製作を通して魅力的な人材育成もできるのは検討の余地が大いにあると言えるのではないでしょうか。




どんな人材が向いている?性別は?年齢は?



特別に「こういう人じゃなきゃいけない」ということはありません。FileMaker が面白いのは、作り手によってそれぞれシステムに味が出るということです(もちろん、ベースの機能があった上での味です)。

コツコツ型の人、大風呂敷型の人、細かい作業が得意な人、大雑把な人、それぞれの特徴がシステムにも反映されるので、サポートをする側からも毎回実に興味深く拝見しています(笑)。



逆に向いていない人材を考えるのは役に立つかもしれません。

無責任な人、ワガママを押し付ける人、すべてに無関心な人、そういった自分本位が強いタイプの人には、案外社内のシステムを作るには向いていないかもしれません。(個人的見解)





性別については特に関係ありません。
データベースというと男性のイメージはありますが、FileMaker の場合は多くの女性が活躍しています。直感的に画面を作れることも関係しているのかもしれません。

年齢は幅広いと思います。北海道や愛媛では高校生が FileMaker でアプリを作っている話も聞きます。上は70代80代も沢山いらっしゃると思います。( FileMaker は20年以上の歴史があるツール)




考えや好みなど頭の中は人それぞれ違うのは当然です。
「みんな違って、みんないい」、なおかつ「みんな使って、みんないい」になることを目指したサポートが JBI の理想です。



まとめ

結論としては、現在の人員でデータベース管理をやろうとした場合、FileMaker を候補に入れることをオススメしたいということです。

とはいえ、人員の時間確保は重要なテーマにもなってきます。通常の業務に新たな取り組みを加えた場合、担当者に大きな負担がかからないような配慮が必要かと思います。

データベースのことや IT のことがよく分からないからといって単純に丸投げしてしまえば、せっかくの「人財」を失いかねません。

経営者と社員の認識は常に合わせたほうが絶対的に良いです。それがプロジェクトをスムーズに進めていく大事なポイントかと思います^ ^




弊社は FileMaker をこれから始める方や初級者のための基礎講座・レクチャー・コンサルを行っています。サービス詳細についてはお問合せよりご連絡ください。





今日も良い一日を♪





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