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仕入に関するインボイス・適格請求書の作業が面倒くさい理由とウチ JBI のシステム対応事例 <FileMaker (ファイルメーカー)>[実例シリーズ]

JBI は、適格請求書発行事業者登録済みです。(この名称自体が長い・・・😅)

僕は一人で事業を行っている小規模事業者でもあり、経理は自分で行っています。

そうしたら、特に仕入のインボイス作業に関して非常に面倒くさい業務が発生したので、その要因と僕自身のウチの FileMaker システム改修対応を書いてみました。



このページでは次のような内容が書かれています。
  • 面倒くさい作業だと気づいた
  • その要因
  • なぜインボイス登録番号の入力が必要か?
  • システム対応の要件確認
  • JBI の自社システム改修対応
  • まとめ

面倒くさい作業だと気づいた

余談:僕は iPhone 12 mini を持っていますが、HOME画面のアイコンはほとんどグループ化しています。左右にスライドしてアプリを探すのが手間だからです。グループに「Google」とか「ポイント」とか「業務連絡」と付けておけば、HOMEの画面だけでアプリにアプローチできます。でも最近多くなって一つスライドが増えてしまいました^_ ^;




さて、世の中の経理の皆さん、特に小さい会社の経理の方はインボイスの対応をどうされているのでしょうか?

2023年10月から開始ということで、僕自身も経理の月締め作業をしてみると、想像以上に面倒くさい事態が起きていることに気づきました。

その辺について、面倒くさい要因と僕が対応したことなどを書いていきます。

その要因

ここでは、既に何らかのシステムを持っていることを前提にしています。

データ入力の手間

まず、インボイス、つまり領収書に記載されている登録番号情報を手動で入力するのが面倒でした。

「T0000000000000」という、「T」を除く13桁の数字をシステムに入力する必要があります。


この番号を一つ一つ正確に入力することは、非常に時間と労力とストレスがかかります。

「そもそも、インボイス登録番号の入力はしなくても良いのでは?領収書があるんだから」と思うかもしれません。

しかし次のことにより、やはりシステムへの入力はしておいた方が良いと判断しました。

エラーチェック


データ入力後は、エラーチェックを行う必要があります。

これは、インボイス登録番号が本当に正しい事業者になっているかどうかをチェックする必要があるからです。

(*国税庁のサイトでチェックすることができます)


書類の保管


すべてのインボイス、つまり領収書や請求書を適切に保管する必要があります。

電子帳簿保存法というものも既に始まっているので(2023年10月時点ではまだ宥恕(ゆうじょ)期間)、なおさら小難しい印象があります。

どういうルールで経理処理をすればいいかは、当面は試行錯誤が続くかもしれません。

将来的な監査や税務調査のためとはいえ、これらの書類を整理し、簡単に検索できるように保管することは、上と同様に時間と労力を要する作業になります。




他にもあると思いますが、概ねこれらのような要因があります。

エラーチェックに関しては、領収書を信じてチェックする必要はない、という考えもあると思います。

ただ、領収書が正しくても手入力の時に間違える可能性は相当に高いです。

なにしろ13桁の数字ですから、間違えるなと言う方が無理ではないでしょうか。



それを逆手に取って、いまシステムを持っていない人はもう開き直って、領収書をアナログのみで管理するほうが良いかもしれません。(自己責任でお願いしますね)

なぜなら、システムである程度効率化させないと、相当に時間と労力を要する作業になるからです。

なぜインボイス登録番号の入力が必要か?

上で、「システムへの入力はしておいた方が良いと判断」したと言いました。

この件について、ChatGPT にも聞いてみたのでご紹介しておきます。



Q:インボイス登録番号のデータ入力も必要ですか?

A:インボイス登録番号のデータ入力も必要です。
これは、各インボイスを一意に識別し、追跡するための重要な手段です。
また、将来的な監査や税務調査の際に、特定のインボイスを素早く見つけ出すことができます。
したがって、インボイス登録番号の正確な入力と管理は、効率的な経理作業にとって不可欠です。



(参考) インボイスの保存が不要なもの

ちなみにですが、インボイスの保存が不要なものを挙げておきます。なお、詳細は国税庁のサイトをご確認ください。

・公共交通機関運賃(3万円未満)
・自動販売機やサービス機での購入(3万円未満)
・郵便切手
・回収される入場券等


システム対応の要件確認

僕は FileMaker を使って経理作業をしています。( FileMaker とは?[↗] )

個人事業用の「現金出納帳」管理システムを自作して使っています。(ご注意:無料サンプルツール「ki録s_現金出納帳」は今回の対応はされていません)



そのため、自分でシステムを自由に改修することが出来ます。

今回のインボイス対応の改修の要件として、次のようなことを考えました。


✅ インボイス登録番頭の入力がしやすい。
✅ 同じ番号を過去分から自動で反映させたい。
✅ 番号のチェック機能をつけたい。
✅ サイトですぐ確認したい。



これを満たすように改修した結果が次の内容です。


JBI の自社システム改修対応

とにかく項目を追加する必要があります。

インボイス登録番号はもちろんですが、入力時に確認できる項目も追加しました。

この番号がどの事業者なのかが分かるように、事業者をハイフンで繋いだものになります。



入力フォーム画面でも項目を追加しました。

「確定」が押されるとレコードが追加されますが、登録番号は自動的に分解されて(ハイフンの前部分)、インボイス登録番号項目にスパッと入るようにしました。



自動で登録番号だけが項目に入るように設定


自分でカスタムできるので、入力フォームで入力作業をなるべく回避して効率化する仕組みも作っています。「クイック設定中」というボタンを押しておきます。

クイック設定中ボタンを押したところ


これで、入力フォームでは「入力」ではなく「選択」という方法を取ることができ、効率化を実現しています。(半分以上の時間短縮にはなっていると思います)

クイック設定中ボタンにより、一覧から選べるようになった


選択すると、必要な箇所に自動で入ってくれる


入力フォームで「確定」し、レコード登録される際に、裏側で自動的に国税庁のサイトをチェックして判定する機能も作りました。(◎はOK、△は要確認、✕はおかしい)※これは API を使わずに判定しています。



一応、自動で動かない時のために手動ボタンも用意しました。



「△」や「✕」の場合、すぐにサイトで確認したいと思ったので、サイトを見るための機能も付けました。

「サイトを表示」ボタンを押すと、なんと!国税庁の確認用サイトが小さく表示されます。これで確認の手間と時間がググッと短縮できます。

もし登録番号が間違えている場合はページにエラー表示が出てすぐ気づけます


非課税事業者の場合にも備えておきました。

これは経過措置優遇制度などに関わると思ったのと、明確にデータとして判別できるようにしておきたいと思ったからです。

あとで非課税事業者のデータだけが必要になったり、除外する場合があるかも



ひとまず、以上のように自分でカスタム対応してみました。

この対応にかかった時間は、正確には測っていませんが 5~6時間といったところです。でもこのお蔭で作業時間は1件当たり 2分 → 20秒 くらいにはなったと思います。

作ってみると思ったのと違ったり、もっとこうしよう、ああしよう、と欲が出て細かいところも対応したので、もしかしたらトータルではもう少し時間がかかったかもしれません😅



一旦はここで区切りましたが、また何か発生したら随時手直ししていくことになります。

まとめ

今回のインボイス制度に関しては、はっきり言って国民の多くに手間と負荷をかけているだけのような気がします。。

といっても、制度は進行してしまっているので対応する必要はあります。

僕は FileMaker のお蔭で何とか効率化が出来そうですが、もしお困りの事業者さまがいらっしゃいましたらご相談ください。



お偉い様方は、税収の方ばかりに目が行っていたのではないか?と訝しげに思わざるを得ません。何となくですが、フリーランスだけでなく中小零細さらには大企業まで制度中止の声がジワジワ出てくるかもしれませんよ。

誠意を持って制度を考えてくれれば、きっと簡易的な仕組みになったと思います。例え税の負担が増えたとしても、誠意を持って伝えてくれれば国民も渋々ながらもすんなり受け入れたと思ってなりません(簡易的なはずですからね)。






今日も良い一日を♪





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