FileMakerが分かりづらく感じるあなたへ

投稿内容:「FileMakerが分かりづらく感じるあなたへ」



データ作業時間を10分の1に、人生の充足時間を10倍に。
どうも、初級向けデータスッキリ管理コンサルタントのながにぃです^^




FileMakerって簡単なんじゃないの!?




「FileMakerってイマイチよくわからない」

「FileMakerって簡単に販売管理とか顧客管理とか現金出納帳とかできるって聞いたけど、いざ買ってみたら使い方がわからない」




あなたはこういったモヤモヤをもっているでしょうか。





そしていざAmazonなどで購入してみたのに、さて何をどうしていいのか、何から始めていいのか、チンプンカンプンになっていませんか。

まるで潜水艦工場に突如勤務を命じられて、潜水艦を作れと言われたような感覚に近いのかもしれません。(少々変な例えになりましたが^^;)






FileMakerはデータベースの機能のほか、画面作成やスクリプトなど色んな要素があるために分かりづらいものになっている気がします。

他のデータベースではAccessやMySQLなんかがありますが、データベースとしてはシンプルに数字を扱っていることは何となく察することはできます。

そう、FileMakerの場合はカラフルなビジュアルの印象が余計に混乱を招いているのかもしれませんね。

FileMakerって実は案外奥が深いソフトなのに、カラフルなビジュアルによって軽いソフトに見られている気がします。

そういった色々な要因により、「FileMakerってイマイチよくわからない」になっているのかなと想像しています。





ただ最近、ようやくその「イマイチよくわからない」本質的な理由がぼんやりと分かってきました。




FileMakerが分かりづらく感じる本当の理由

ではFileMakerが分かりづらいことについて書いていきます。




あなたはFileMakerで「検索」をしていないのではないでしょうか?





データベースというのは単にデータを蓄積するだけではありません。

それだけだと単なる文字情報の羅列です。

まるで重さ(重力)さえありません。

蓄積したデータを「見る」ということが出来るからこそ、データベースには価値があるのです。




あなたがやりたいのは500円玉貯金ではありません。

500円玉がいつ、何枚貯金箱に入れられたか、それをデータ化していき、1か月後に前月の入金回数と枚数を数えて、目標額をオーバーした分をお小遣いにしたいのです。(そー言うことにしておいてください^^;)




それを実現するためにはデータを見ないといけません。

ではどうやって見るか。




「検索」でしょ!





検索モードで日付フィールドに前月の範囲を入れて検索実行。

すると前月入金した分のレコードが表示されます。

10回の500円玉入金が行われ、うち1回が2枚入っているとしたら、5,500円です。

月の目標貯金額が5,000円だとしたら、500円が余ることになり、お小遣いになります。

もし500円がお小遣いになったら、、、銭湯にでも行こうかな♪東京都の銭湯は現在460円。





ということで、


データを蓄積 → 検索してデータを抽出。

データを蓄積 → 検索してデータを抽出。

データを蓄積 → 検索してデータを抽出。





これを1日10回、1週間も繰り返していると、FileMakerで出来ることがなんとなくわかってくるかもしれません。

データベースが何なのか、FileMakerは何が出来るのか、が。

データが検索できるようになれば、「あれ」が検索できれば業務が早くなるな、とか、「これ」が検索できれば効率化が図れるな、とか。




FileMakerでの検索のおさらい


念のためFileMakerの検索をおさらいしましょう。

まず、「検索モード」にしなければいけません。



アプローチ方法は3つ。

1.メニューバー「表示」→「検索モード」

2.ツールバーにある検索ボタン(虫眼鏡)を押下

3.ctl + f のショートカット(Windowsの場合)



日付指定で範囲を指定する方法は、ドットを3つ間に入れます。

例えば「2018/8/1...2018/8/15」(同年なら「8/1...8/15」でも可)



検索条件を入れたら、Enterで検索が実行されます。

検索モードと同様、メニューバーにもツールバーにも検索実行はあります。




検索は、表形式でもリスト形式でもフォーム形式でも同じです。




注意点として、これは慣れてくる頃にやりがちなのですが、

ブラウズモードなのに検索条件を入れてしまうこと。

ブラウズモードのままだと、普通にデータを書き換えてしまいますから、本当に注意してください。

レコード確定されると書き換えたデータは元には戻りませんので。。(カーソルが入力状態にあれば、Undoできます)





まとめ


「検索」することで、出来そうなことが見えてくると思います。

それはまさに「見える化」のはじまりです。

100件ある埋もれたデータから1件だけ抽出できれば立派な「見える化」です。




エクセルでもそんなのできるじゃん!と反論があるかもしれません。

データ数が10万件ではどうですか?

日付と枚数と入金者とあれとあれとあれと・・・という複数の条件ではどうですか?

あのシートにある条件も加えたいとなるとどうですか?




FileMakerのビジュアル的に、ぱぱっと何かが出来そうな気を持たせます。

一部ではその通りです。

しかし、本当の基本的なところである「検索」がわかっていないと、よくわからないまま作ってしまい、自分でも修理できないようなファイルが出来上がることになるでしょう。

是非これを機会に「検索」をたくさんやってみてください!



この投稿があなたのお役に立てれば幸いです(^O^)






制作経験が未経験から2年ほどまでの企業さま、個人さまのFM講習も承っております^^







今日も良い一日を♪








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