投稿内容：「こんなふうにテーブルとリレーションを構築してはいけない例を紹介します。」
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どうも、初級向けデータスッキリ管理コンサルタントのながにぃです^^
※本投稿はFileMaker制作経験が未経験～概ね2年ほどの方に向けたものです。
誰でも簡単に作れる・・・はずなのに
あなたはFileMakerを独学で制作していますか？
データベースを作る経験があまりないと、最初はどのように構築していっていいか分からないと思います。
そこにリレーションが加わると、ますます頭に？マークがくっついてしまうでしょう。
FileMakerの場合、「誰でも簡単に作れる！」なんていうキャッチフレーズがついていたりするので、「きっとできるはずだ！」と、あれこれリレーションしてみることになります。
でも結局思い通りにいかない。。
ということも多いかと思います。
リレーションがうまくいかないパターンはいくつかあると思いますが、今回はそのうちのひとつを紹介してみたいと思います。
うまくいかないパターン例の概要
今回紹介するのは、エクセルシートをそのまま使ってFileMakerにしてしまうパターンです。
筆記具や備品などの消耗品を管理するエクセルをFileMakerで管理するという想定で話を進めてみましょう。
エクセルには５つのシートがあります。
・購入記録
・承認
・筆記（用具）
・事務用品
・備品
購入記録を残して、承認の記録も残したい、という要望のエクセルです。
いろいろとツッコミどころのあるエクセルに見えると思いますが、かなりいい加減に作ったサンプルなのでご容赦ください(^_^;)
ともかく、こういうエクセルをFileMakerで管理したい！という想定です。
FileMakerにテーブルを作成してみると・・・
最初はエクセルをFileMakerアイコンにドラッグ＆ドロップして、ともかくも購入記録シートをFileMaker化します。
他のシートもインポートしてテーブルを追加していきます。
はい、実はもうこの時点で危うい方向に進んでしまいました。
各シートをうまく取り込んだように見えますが、このテーブル構造はあまりよろしいとは言えません。
なぜよろしくないかというと、ざっくり言えば似たようなテーブルが存在しているからです。
例えば「筆記用具」「備品」「事務用品」の３つのテーブルです。
３つあるということは、管理するテーブルも３つあるということです。
もしリレーションする場合、３つのリレーションが必要になってしまい、それだけで煩雑になってしまう未来がイメージできます。
また、購入記録と承認のほうも、同じような項目があったりしてやはり良い状態とは言えません。
データを追加更新するとき、両方のテーブルを更新していかなければならなくなります。
そして仮にこの状態でリレーションを組んでみても、やはりあまり良い未来が見えてきません。
まだ５つのテーブルなら何とかなるかもしれませんが、今後拡張していくときに複雑なリレーションを張ることになってしまいそうです。
教訓：
エクセルのシートをそのままテーブルにしてはいけない場合もある。
FileMaker化する前にデータ整備をする
エクセルのシートをそのままテーブルとして取り込んではいけない場合があります。
FileMakerに取り込む前に、まずデータの整備を考えてみたほうが確実に良いです。
では今回のサンプルではどうなるでしょうか。
次のシート構造はあくまで一例ですが、データ整備を行ってから再度FileMaker化してみたいと思います。
エクセルのシートを３つにしました。
黄色い項目が追加したものになります。
・購入記録
・社員
・消耗品
整備した点は大きく３つです。
①購入記録シートに、購入数と承認者と承認日を追加しました。
②新たに社員シートを作りました。
③筆記・事務用品・備品のシートを消耗品シートに統合しました。
この状態で３つのシートを取り込んでFileMaker化してみます。
もうおわかりのように、テーブルは３つだけになります。
リレーションも組んでみます。
※購入記録テーブルに製品番号を追加しました。（消耗品番号という名前の方が分かりやすかったかも）
このデータ整備による変更によって、何が良くなったか。
基本的にデータ（レコード）を追加するのは購入記録テーブルだけで良くなります。
先の５つのテーブルのときは、どのテーブルに追加していけばいいか分かりづらく、１つのテーブルに追加したら他のテーブルにも追加しないといけませんでした。
今回３つのテーブルになったことでシンプルになり、データの追加もリレーションもスッキリして分かりやすくなるため、今後の拡張性も楽になります。
ちなみに、リレーションするテーブルオカレンスはリレーション先のテーブルオカレンスを複製してリレーションを張ります。
そうすることで全部がつながるのではなく、目的別にリレーションが張られることになって後々拡張しやすくなります。
FileMakerに取り込む前のデータ整備はどうやってやるの？
データの整備って言うけど、じゃあ何か基準があるの？ということです。
大きく２つの種別を意識して整備すると良いのではないかと思います。
●ログ的なもの
●一覧的なもの（製品一覧、名簿一覧のような）
ログ的なものは、日々データが追加されていくようなテーブルです。
一覧的なものは、たまに編集があるくらいで、頻繁にはデータが増えていかないテーブルです。
今回のサンプルでいうと、ログ的なものが購入記録テーブルになり、一覧的なものが社員と消耗品テーブルになります。
日々データを追加していくのは購入記録テーブルだけになるので、とてもシンプルになったかと思います。
社員と消耗品は単なる一覧なので、増えたときだけデータ追加することになります。
ちなみに、消耗品シートを作成したときの”ミソ”は、「筆記」「事務用品」「備品」のくくりを「種別」というひとつの項目にしてしまったことです。
それによって、消耗品シートというひとつのシートにすることが出来、３つのシートが１つのシートになりました。
いかがでしたでしょうか。
もちろん、５つのテーブルの方でも決して間違いではありません。
ただ、データ管理の手間や将来の拡張性を考えると、エクセルをFileMaker化する前に一度データ整備をしてから制作を進めた方が良いと思います。
FileMakerを制作していく上で、参考になれば幸いですヾ(*´∀｀*)ﾉ
今日も良い一日を♪
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