同じ内容の文章を入力するときの手間をできるだけ省く方法

スクールでは教えてくれない、かゆい所に手が届くシリーズ:「Filemakerで、同じ内容の文章を入力するときの手間をできるだけ省く方法」




 データ作業時間を10分の1に、人生の充足時間を10倍に。

どうも、データスッキリ管理コンサルタントのながにぃです^^




「そんなに長い文章ではなく、似たような内容の短めの文章なんだけど、毎回毎回入力する手間を何とか出来ないかな」












といった悩みを解決するヒントになればと、「オートコンプリート」機能について書いてみます。

オートコンプリートについて既にご存知のあなたは華麗にスルーしてくださいね(*゚∀゚)





短めの文章でも入力が手間になり得る


さて、「伝言」のようなフィールドがあったとします。

あなたはそこに毎日、毎日、何件も、何件も、定型のような文章を手入力しなければいけません。

入力する文字は長くはないのですが、短いというわけでもありません。


























例えば、「電話からの注文を受付しました。」とか、「メールからの注文を受付しました。」とかですね。

1件、2件だけなら特に苦はないのでしょうけど、これが毎日、毎日、何件も、何件も発生するとなると、案外時間を食うし、面倒くさいし、じわじわとストレスも溜まっていきます。





値一覧によるプルダウンにするのはどうか


じゃあ、値一覧で選べるようにすればいいだろう、と思ってやってみても、文章が微妙に違うだけの場合もあって、それがすべてプルダウンに出てしまうと選択しづらいこともあります。

























文章の種類が多くなると尚更です。




さらに、値一覧でドロップダウンを使った場合は「タブ」の設定を正しく入れてあげないと、選択したのにリストが出たままになって不格好だし、選択した感がありません。(タブについてはまたの機会に取り上げてみます)



選択ではなく、新たに入力しようとする時も、カーソルを入れ直すか、ESCを押すかしないとプルダウンリストが消えて入力状態になってくれません。



じゃあポップアップメニューはどうかというと、任意の入力ができなくなる上(他の値の入力はありますが・・)、リストの数が多くなると選択がしづらくなるというデメリットがあります。






オートコンプリート機能を試す


そこで、「オートコンプリート」機能を試してみます。





レイアウトモードで、インスペクタの「データ」タブにある、「既存の値を使用してオートコンプリート」にチェックを入れます。
























では入力してみます。




「電話」と入れてみると。

























いくつか候補がリスト表示されました。

最初の候補で良いなら、そのままEnterで入力が完了します。

別のものを選ぶのも簡単で、マウスでもいいし、矢印キーでの選択も可能です。

これなら、パソコン操作に不慣れな人で入力に時間がかかるという人でも、短時間に入力を行うことができそうです。




ただ、オートコンプリートにも不便なところはあります。

前方一致で候補が出てくるので、文章の途中の「受付」などを入れても候補は出てきません。

あくまで先頭の文字と一致する候補リストが出てくるのみです。




それと、「オートコンプリート」はテキストタイプのフィールドのみが使用できます。

数字タイプなどのフィールドでは使えません。





どの機能にも一長一短があるということですね。

とはいえ、上手く使えば便利な機能には違いありません。

短い文章の入力が手間というお悩みがあるなら、一度オートコンプリート機能を使ってみてはいかがでしょうかヽ(=´▽`=)ノ







今日も良い一日を♪







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