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業務ツールの自作は本当にお得なのか?小さな会社の経営者・現場責任者が知っておくべきこと

業務ツールの自作と聞くと、次のようなイメージを持つかもしれません。

「自分でプログラミングする・そういった人材が社内にいる」

しかしながら、プログラミングができなくても自作の方法はあります。
この記事では、小さな会社の経営者・現場責任者が知っておくべき業務ツールの自作の難しさとコストについて、またメリットについても書いてみます。



Index
  • 業務ツールとは
  • 自作の難しさ
  • 自作の時間
  • 自作のコスト
  • 自作のメンテナンス
  • 業務ツール自作のメリット
  • まとめ



業務ツールとは


余談:最近スマホをいじりながら食事をしている人が多いですね。僕は、やっぱり食事は元々命があったものを頂くこともあり、敬意を表してなるべく食べることに集中します。なので、ながら食事スマホの人が近くに座っていると気になって仕方ありません(笑)

さて、業務ツールとはそもそも何でしょうか?
「仕事を効率化や品質向上のために使うソフトウェアやアプリケーション」が一般的な解釈です。
例えば、顧客管理、在庫管理、経理、営業、マーケティングなど、さまざま種類があります。


業務ツールには
 ・市販のもの
 ・クラウドサービスを利用するもの
 ・自分たちで開発・作成してカスタマイズするもの
があります。
アメリカでは(特に規模の小さな会社ほど)自分たちのニーズに合わせて業務ツールを自作することが多いようです。

そんな業務ツールの自作ですが、本当にお得なのでしょうか?
プログラミングができる人材がいてもなくても、自作にはさまざまな課題があります。
その難しさ、時間、コスト、メンテナンス、そしてメリットを考えてみたいと思います。


自作の難しさ


業務ツールの自作には通常、プログラミングのスキルや知識が必要です。
しかし、プログラミングができる人材がいても、自作はそう簡単ではありません。
なぜなら、業務ツールの自作には、以下のような工程が必要だからです。

・要件定義
・設計
・開発
・テスト
・デプロイ*
* デプロイ:自作する業務ツールを実際に使える環境に配置・展開すること。

これらの工程は、一つ一つが複雑で時間がかかります。また、互いに連携していることから一つのミスや変更が他の工程に影響を及ぼす可能性があります。


プログラミングができる人材がいない場合

プログラミングで業務ツールを作れる人材がいない場合は、さらに難しくなりますよね。
その場合は、次のような選択を考えることになります。

・自分でプログラミングのスキルや知識を身につける。
・プログラミングツールを使って、プログラミングの代わりにドラッグアンドドロップなどの簡単な操作で作れるツールを使う。
・プログラミングの専門家に業務ツールの開発を依頼する。


ではこれらに関する問題点をそれぞれ挙げてみます。


◇ 自分でスキルを身につける場合の問題点

・プログラミングを学ぶ場合は、時間や労力がかかる。
・学んだことを忘れないように継続的に勉強する必要がある。

◇ プログラミングツールを使う場合の問題点

・自分のニーズに合わないことがある。
・ツール自体にバグや制限が出ることがある。

◇ 外部に委託する場合の問題点

・当然ながら相応の費用がかかる。
・自分の要望を正確に伝える必要がある。
・品質や納期の管理が難しい場合もある。


3つの留意すべき点

どの手段を選ぶにせよ、最終的には次の3つの点が重要であると言えます。
・時間
・コスト
・メンテナンス

ではこの3点についてそれぞれ見ていきたいと思います。


自作の時間


業務ツールの自作には、時間がかかります。
前述のように、自作にはさまざまな工程が必要であり、それぞれに時間がかかります。
当然ながら、以下のようなハードルと向き合う必要があります。

・バグ: 不具合やエラーが発生する。
・修正: 機能や仕様を変更する。
・追加: 新しい機能や仕様を追加する。
・互換性: 他のシステムやツールとうまく連携できない。


これらのハードルは、自作の工程を遅らせたり、場合によってはやり直しになることもあります。
その結果、
・自作にかかる時間が長くなる。
・業務の遅延やモチベーションの低下を招く。
・時間がかかる間に技術の陳腐化(市場の状況が変化する)が起きる。

といったことが懸念されます。


自作のコスト


次はコストの面です。
以下に、自作にかかるコストの例を挙げます。

・人件費
・開発コスト
・運用コスト
・保守コスト

案外見落としがちなのが運用コスト保守コストです。

運用コストは、業務ツールを使うために必要なサーバーやネットワークの維持管理や更新の費用です。
また、利用者数やデータ量、稼働時間によっても変わります。

保守コストは、業務ツールを安全かつ快適に使い続けるために必要なバグ修正や機能追加、セキュリティ対策などの費用です。
長く使い続けるためには必ず必要になるコストです。


自作のメンテナンス


業務ツールの自作は、完成したら終わりではありません。
上記の「保守コスト」に該当しますが、定期的にメンテナンスを行う必要があります。
メンテナンスとは、以下のような作業のことです。

・アップデート: 機能や仕様を改善する。
・バックアップ: データやプログラムを保存する。
・セキュリティ: データやプログラムを保護する。
・トラブルシューティング: ツールで発生した不具合やエラーを解決する。


メンテナンスに時間やコストがかかるのは予め想定に入れておきます。
もしメンテナンスを怠ると、以下のようなリスクが考えられるからです。

・機能の低下: ツールの性能や効果が低下する。
・データの損失: データが消えたり、破損したりする。
・トラブルの増加: ツールに不具合やエラーが頻発する。


業務ツールの自作のメリット


ずいぶんマイナスに感じることを挙げてきましたが、もちろん自作のメリットはあります
業務ツール自作のメリットの例を挙げてみましょう。

・オリジナリティ: 自分たちのニーズに合わせて、他にはない業務ツールを作れる。
・柔軟性: 自分たちの変化に応じて、自由に業務ツールを変更や追加できる。
・独立性: 他のシステムやツールに依存せず、自分たちで業務ツールを管理できる。
・知識の蓄積: 自作する過程で、業務や技術に関する知識や経験を蓄積できる。


これらは市販のツールではなかなか得にくいことです。
「業務内容が自社独自で、細かいツール調整が必要」
そのような場合は、業務ツールの自作は大きなメリットになります。



JBI では業務ツール自作のツールとして FileMaker を扱っています。
プログラミングやデータベースの習得の難易度に比べて、比較的ハードル低く着手できます。
しかも 20年以上の歴史があり、それでいて最新の技術も盛り込まれています。信頼性が高く非常に優れたツールなのです。FileMaker とは?🔗
「やってみたい」という方は、無料のご事情相談からご連絡頂ければと思います。
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まとめ


業務ツールの自作は、小さな会社の経営者・現場責任者にとって魅力的な選択肢の一つです。
しかし、自作には難しさ・時間・コスト・メンテナンスといった課題があります。

これらの課題を十分に理解し、自分たちのリソースや目的に合わせて検討してみてください。
もし検討するところから難しい場合には JBI にご相談ください。
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最後に、自作で業務効率化や品質向上を図ることが実は最終的な目的ではない点を伝えておきます。
自社の業務やサービスが社会にどう価値を提供できのるか、そのための業務ツール自作であることが最終的な目的とするのが理想かと思います。




今日も良い一日を♪










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