インプラント歯科医の方のレッスン事例


投稿内容:「インプラント歯科医の方のレッスン事例」


手作業データ管理時間を10分の1にしよう。
どうも、FileMakerスッキリデータ管理のながにぃです^^



インプラントを専門とする大学病院勤務の歯科医の方(Yさま)からFileMakerに関するご相談を受けました。

FileMakerで患者情報管理システムを作りたいという内容でした。

患者さんの情報を紙ベースで管理していて、それをどうにかデータ化したいというものです。



<当時の問題点>
・紙に手で記入しているため、情報が煩雑になり整理されない状態。
・訂正や記入ミスが増えるほどに見にくくなる。
・患者さんの数が少ないうちは管理できるが、人数が増えれば増えるほど管理できなくなる可能性が高い。
・再来院したときの情報管理が確立できていない。
・他の先生やスタッフとの情報共有が難しい。


<理想の状態>
・統一されたデータ情報によって入力の手間がはぶける。
・統一されたデータ情報によって過去の記録も明確に把握できる。
・データ化により必要なときにすぐ情報を探し出すことが出来る。
・他の先生やスタッフとの情報共有がし易くなる。
・ある程度自分で改修できることで足りない項目をすぐ追加できる。



高い志(こころざし)


YさまはFileMakerの制作はまったくの未経験ということでした。

なぜFileMakerで患者管理システムを作ろうと思ったかというと、以前なにかでご利用になったことがあり、それが判断基準のひとつになったようです。



ご要望としてはなかなかハードルの高いものでした。
・簡単なものでいいから約1か月で運用までもっていきたい。
・自分で改修できるようにしたい。

約1か月後から多忙の日が続くらしく、それまでに何とかしたいというのです。

とはいえ、実現できるかどうかは期待半分だった様子でもありました。

それはそうですね。まったくの制作未経験で、多忙な仕事をこなしながら作るわけですから。

そこで縁があり僕がアドバイスさせて頂くことになりました。



FileMakerによる情報管理の船出


結論から言って、なんとか1か月ほどで運用までこぎつけました!

実際にお会いしてアドバイスした時間は、9日間(1.5h/日)でした。

まあ、もちろんファイルはとてもシンプルなもので、本当に最低限必要な機能しかない状態です。

でも、項目を追加したりプルダウンのメニューを変更したりレイアウトをいじったりするのはご本人でも出来る状態になっています。

自分で何とかできるというのは、ある意味とても安心なのです。



ではそこまでにどのように進めていったかを書き出してみます。


・FileMakerの構造について説明。
・エクセルからFileMakerを作ってみる。
・一覧画面と詳細画面を作って基本的なデータベースファイルを作ってみる。
・患者情報管理システムの構想と目標制作イメージを一緒に考える。
・レイアウトなど自力で出来そうなところは家に持ち帰りご自身で制作してもらう。
・リレーション、フィールドの自動計算など難しい箇所は手助けする。
・やりたいことや分からないことはその場で一緒に解決する。



FileMakerをPCにインストールしたのがレッスン初日の前日だったとご本人から聞いた記憶がありますが、ともかくそういう状態から始まりました。

レッスンの日には限りがありましたので、仮で目標の完成日を決めて進めました。


FileMakerは手軽に出来るとはいえデータベースですから、基本をないがしろにすると後々で困ることになります。

とはいえ時間が限られているのでデータベースのことをお教えする時間はあまりないと判断し、最低限のことをちりばめながら進めました。

さらにファイルの構造も極力シンプルなものにし、後でデータベースの概念から逸脱しないように持っていくことを心掛けました。

難しいことを言ったところで混乱するだけですから、無意識にシンプルなデータベースを作っているように仕向けていったわけです。


そして重要なのは実践、実践だと思っています。

座学で短期間に頭に入る人はごく一握りの天才だけです。自分の体を動かすことで身につくのも速いと僕は考えています。

ですので極力ご本人のマウス操作によりFileMakerに触って頂きました。

ある程度FileMakerを触ってもらったところで、早速目的の患者情報管理ファイルを作成し始めました。

自分がこれから使うファイルであれば身の入れ方もより強くなります。

FileMakerの機能についての疑問もどんどん湧いてきます。

そうなってくるとイイ感じに進んでいきます。




臨機応変に対応できる強み


Yさまは、始めスクールに通うことも考えていたそうです。

ところがスクールだと時間割りがきっちりと決められていることが多く、仕事が多忙な場合にはなかなか通えないというデメリットがあります。

イチからしっかりと教えてくれるのはメリットですが、その分だけ習得に時間もかかってしまいます。

それに自分にとって必要な機能以外のことも時間を費やすことになります。


僕のレッスンでは次のようなメリットがあります。

・時間や場所の融通がきく。
・目的のファイルが題材なので常に実運用に直結している。
・些細な疑問や不安など、なんでもその場で聞いてもらえる。
・必要な機能、必要な目的に特化して進めてもらえる。
・基本的にひとりで活動しているので臨機応変に対応できる。


ただデメリットもあります。

・まだまだ知識・技術のレベルで未熟なことも多く、すべてに完全にお応えできるとは言えない。(それほどFileMakerは奥が深い…)
・基本的にひとりなので会社組織のような盤石の信頼性があるとは言えない。(最近は会社とはいえすべてに信頼性があるとは言えないが…)
・基本的にひとりなので何かあったとき(事故や病気)に替えがいない。



まとめ、というか宣伝


このように、FileMakerの制作経験がないという場合でも、わずか9日間で運用まで到達できるケースもあります。

他のシステム構築(たとえばWebやAccessなど)であれば、データベース未経験ですと半年から1年以上は時間がかかる可能性が高いです。

すべての事例で同じようにはいかないと思いますが、FileMakerにはいろんな可能性が詰まっていると思います。

手作業でのデータ管理を行っていて何かを変えたいとお考えでしたら、まずはお気軽にお問合せ頂ければと思います^^








今日も良い一日を♪







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