データベース化されていないことでお客様に「困った」が波及してはいませんか?

投稿内容:「オーダーのやり取りから考察する、お客様を困らせないデータベース化の話。」





作業時間を10分の1に、人生の充足時間を10倍に。
どうも、データスッキリ管理コンサルタントのながにぃです^^





例えばあなたがお客様からオーダーを受けて、金額に見合ったサービスを提供している仕事をしていたとします。

もし、情報がデータベース化されていない場合、あなたの仕事が滞るばかりか、お客様も困らせてしまうことがあったりします。

こんなシチュエーションはありませんか?




お客様とのやり取り


(プルルル・・・電話が鳴る)


あなた:「お世話になっております、□□の□□です!」

お客様:「もしもし、お世話になっております。佐藤と申しますが、この間お願いしたやつを、もう一度お願いできないかとお電話いたしました。」





リピートのオーダーをお願いされる電話です。

良かった良かった、と思う間もなく問題に気づきました。

あなたが把握している顧客の「佐藤さん」は10人くらいいます。

どの佐藤さんなのかが分かりません。







あなた:「恐れ入ります、下のお名前をお伺いしてもよろしいでしょうか?」

お客様:「ああ、タロウです。」





あなたは佐藤さんの下の名前を知ることができました。

しかし、まだ問題は残されています。

「この間」というのはいつのことでしょうか。

先週のことか、先月のことか、もしかしたら半年以上前かもしれない。





あなた:「恐れ入ります、前回はいつ頃だったか覚えてらっしゃいますか?」

お客様:「ええと、いつだったっけなあ?去年の12月とかじゃなかったかな?」





前回のオーダーがおおよそ12月くらいということがわかりました。

これでようやくどんなオーダーだったか調べることができます。




あなた:「恐れ入ります、ただいまお調べしますので、少々このままお待ち頂けますか?」




さて、調べてみたもののなぜか前回のメールが見つかりません。

エクセルの注文書があるはずですが、入っているはずのところになぜかありません。

経理で紙の書類をファイリングしているはずですが、いちいち開いてみないといけない状態です。





あなた:「恐れ入ります、確認に少し時間がかかりそうなので折返しご連絡いたします。恐れ入りますが、ご連絡先を教えて頂けますでしょうか。」

お客様:「はあ・・・、できれば今日中にオーダーしたいのですが大丈夫ですかね・・・。」








こんなやり取りをされると、お客様としても困ってしまいますよね。

挙句の果てには折返しになってしまいました。

すぐにでもオーダーしたかったお客様は、さぞや不安にもなることでしょう。

もしかしたらこれがきっかけで失注ということにもなりかねません。



もしちゃんとデータベース化されていたら


これがしっかりとデータベースで管理できていたら、下の名前を聞いた時点で前回の内容を把握できたことでしょう。







あなた:「佐藤タロウ様ですね。少々お待ち下さい。・・・前回は、○○をオーダーされていましたね。今回も同じ内容でよろしいでしょうか?△△は前回見送られたようですが、今回はどうなさいますか?」




こんな対応がスムーズにできるというのがやはり理想です。

データベースには当然ながら、次のような情報が入っていますから、名前を検索するだけで情報がすぐに見れます。
  • フルネーム
  • オーダー履歴
  • 見積内容
  • 対応時のメモ



まとめ


あなただけでなく、お客様を困らせてしまわないよう、是非データベースの導入を検討して頂きたいです。


ITが発達した現在では、クラウドの各サービスでも安く便利に使えるようになりました。

一元管理できるので、エクセルよりは管理しやすくなると思います。

クラウドサービスの各種データベースは、簡単なものなら直感的に構築できるので導入には良いと思います。

ただ、拡張性に難ありで、「ここをこうしたいのに」といった細かな要望には対応できません。




もしあなたの仕事に合ったデータベースが必要になったら、是非FileMakerを検討してみることをオススメします(^o^)

かなり細かいところまで要望を形にすることが可能なデータベースになります。

自分の描いた画面がパソコン上やiOS上で動くのは、なかなか作り甲斐があって、なかなか感動的でもありますよ(*´ω`*)




何か気になることがあればお問い合わせください。

出来る限りお役に立てれたらと思いますヽ(=´▽`=)ノ

お問合せはこちらからどうぞ。











今日も良い一日を♪
















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