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【未経験者向け】FileMaker (ファイルメーカー) 初めての操作で衝撃の事実!? Claris FileMaker はインストールだけでは◯くわけがなかった超入門の入口 ~全くさわったことが無い方向け~

*本サイトの【初級・中級・上級】の定義は別のページで定義しています。

この記事は前回の記事からの続きになります。
【未経験者向け】ファイルメーカーを10分で、しかも無料の0円で試せる方法(Windows版)
【未経験者向け】ファイルメーカーを7分で、しかも無料の0円で試せる方法(Mac版)


Index
  • ファイルメーカーのインストールから操作まで
  • ファイルメーカーとは
  • ファイルメーカーの起動
  • 新規プロジェクトの作成
  • サンプルを使ってみる
  • データベースを名前を付けて保存する
  • データの追加
  • データの検索
  • ファイルメーカーとエクセル:大量データの取り扱いと検索機能
  • まとめ


ファイルメーカーのインストールから操作まで

余談:僕は晩酌はしませんが、友人からのお誘いでお酒を飲みに行きます。どうやらお酒は強い方のようです。全般的に何でも飲みますが、日本酒の純米吟醸系が比較的好きです。焼酎はなぜか次の日に残って苦手。。でも最近飲めるようになってきました。鹿児島の旅で飲んだ「紅春蘭 (べにしゅんらん)」というお酒が美味しくて、そこから焼酎も好きになり始めています。(あ、最近ポリフェノール摂取目的で赤ワインを一杯だけ晩酌し始めたんでした)


さて、今回は初めてファイルメーカーを操作する方向けに、その基本的な手順をご紹介したいと思います。

タイトルを見て、「えっ、インストールしただけでは動かないの?」と思った方もいるかもしれません。
そうなんです、ファイルメーカーはインストールしただけでは動きません。その理由について、この記事で解説していきます。

↑Youtube でも見れます↑

ファイルメーカーとは

まず、ファイルメーカーとは何か、その背景について少し触れておきましょう。

ファイルメーカーは、アップルの子会社であるクラリス社が販売しているソフトウェアです。
アップル製品をでも使っている方ならご存知の通り、直感的に使いやすくなっています。その一方で、最初は勝手が分かりにくい、操作方法が分かりにくいこともあります。それは、ファイルメーカーも同じです。


しかし、一度使い方を覚えてしまえば、その強力な機能と柔軟性に驚くかもしれません。その魅力に多くの人が20年以上に渡ってハマっています。そう、FileMaker は20年以上も存在し続け、今なお進化し続けている類をみないツールなのです。

もう少し詳しくファイルメーカーについて触れたい時はこちらの記事もあります ▶


ファイルメーカーの起動

それでは、ファイルメーカーを起動してみましょう。ここでは Mac を使ってご紹介していきます。ただ、Windows でもほとんど同じ操作になります。

まず、Launchpad からファイルメーカーProを選択します。Windows ではショートカットなどからの起動になりますね。



すると、残り日数が表示されますが、ここでは「続行」を選択します。



そうすると起動画面が出てくるので、ここからがいよいよ実質的なファイルメーカーの開始になります。



新規プロジェクトの作成

次に、新規プロジェクトを作成してみましょう。プロジェクトと言うのは要するにファイルメーカーを始める、作っていくということです。

ただし、初めてファイルメーカーを触る方には色々な事が多すぎて少し難しいこともあります。なので、今回は一般的な新規作成は行わず、代わりにサンプルを使ってお試し的に初めての操作をしていきます。

サンプルを使うことで、まずはファイルメーカーの雰囲気を味わってもらうことを目指します。


サンプルを使ってみる

それでは、サンプルを使ってみましょう。

まず、画面下部の「Starter」にある6つの中から選択します。この「Starter」はサンプルのファイルになります。


その中から「タスク」を選択します。

なぜ「タスク」を選んだかというと、僕が色々試した中では初めてファイルメーカーを触る場合には一番わかりやすいと思ったからです。(実はこれらのサンプルの中身は以外に作り込まれていて難しい部分もあります。その辺は都度後述します)



「作成」をクリックして次へと進みます。


データベースを名前を付けて保存する

まず、新しいデータベースとして名前を付けて保存します。

そうなんです、まず最初に「名前を付けて保存」することが必要なのです。



ファイルメーカーはインストールしただけでは動かないというのは、このことを指しています。まずは名前を付けて保存するところから始めます。そうしないと操作も何もできないのです。

名前は何でも良いですが、今回は「タスク」という名前にしておきます。

そして保存場所を選びます。書類フォルダでもどこでも良いですが(Windows だとドキュメントなど)、他のファイルと一緒になってゴチャゴチャにならないようにしたいです。
新しいフォルダを作成してその中に保存しておけば、後で自分でも忘れないと思います。



初めてファイルメーカーを使う方は、特にこのような整理整頓が大切にってきます。どこに保存したか忘れると困りますよね。


さあ、名前を付けて保存することは出来たでしょうか?

データの追加

保存すると、ややのっぺりとした画面が出てきます。ここからどうすれば良いでしょうか!?
クリックしても反応なし・・・。どうしていいか分からない・・・。そんな人は結構いらっしゃると僕は想像しています。



これは、レコードが1件もないから分かりづらくなっています。レコードとは、データを格納するための最小のデータの塊です。これも分かりづらいので後述します。
では一旦、画面の左上にある「<タスク」ボタンを押してみます。



すると、別の画面に切り替わりました。



この状態で新規レコードボタンを押してみますと、新しいレコードが1件作成されました。



これでデータを入力することができるようになります。
レコードとは、エクセル (Excel) で言うところの1行と思っておいて最初は良いと思います。
ではレコードに入力してみます。例えば「YouTube収録」というタスクにして、ステータスを「進行中」に設定し、カテゴリーを「ビジネス」に設定してみます。また、期限の日付はカレンダーから選択することができます。



このようにデータを入力していくことができます。
さらに、レコードを何件か新規作成してみてください。レコードは下に下に追加されていきます。

さて、各レコード行の右端に「>」マークがあります。クリックしてみます。



すると、一番最初に見た画面に切り替わりました。



この画面では1件のレコードを広く使えて、情報を沢山見ることができます。一番最初にこの画面が出てくると、そりゃあ分かりづらいですよね。

ここでも入力してみます。タスクは「Youtube内容確認」にしておきましょうか。

さて、もう一度一覧の画面に戻って、最初に作ったレコードのステータスを「進行中」から「完了」に変更してみます。すると、レコードの並び順が突然変わります。


これは、そうなるように仕組みを作っているからです。

こういった作り込みがサンプルファイルには施されています。初めてファイルメーカーに触ってみている場合は、まだこの機能を理解したり組み込んだりするのは難しいと思います。
でもスキルアップしていくことで、いずれ作れるようになると思います。


データの検索

ファイルメーカーには、検索機能が始めから備わっています。

検索モードに切り替えると、特定のワードが含まれるレコードをパッと見つけることができます。



虫眼鏡マークがついた1行の空のレコードが表示されるので、例えば「YouTube」というワードを入力して検索します。
すると、そのワードが含まれるレコードがすぐに見つかります。


これは、ファイルメーカーの大きな特徴の一つで、他のアプリケーションではプログラマーが手間をかけて検索機能を作り込む必要がありますが、ファイルメーカーではあらかじめ提供されています。

今はレコード数が少ないのでピンときませんが、レコード数が数百件、数千件になってくると検索の重要さが想像できるのではないでしょうか。



ファイルメーカーとエクセル:大量データの取り扱いと検索機能

さあここまでどうですかね。ほんの触りの部分をご紹介しています。

というか、これってエクセル (Excel) でいいんじゃない!? と思ってますでしょうか。


エクセル (Excel) にもフィルター機能がありますが、大量のデータ、例えば1万行のデータを扱う場合、エクセルは少々扱いづらくなるかもしれません。
例えば、ステータスが完了のものだけをエクセルの中から抽出するとなると、操作が重くなる場合もあります。

しかし、ファイルメーカーのデータベースでは、1000件、1万件、10万件、といった大量のデータを蓄積することができます。
そして、その中からパッと検索をかけて、パッと見たいデータを表示することができます。
これがエクセルとファイルメーカーの大きな違いの一つです。ファイルメーカーは、エクセルに比べて大量のデータに対応できる堅牢さがあります。

ファイルメーカーはデータをたくさん蓄積でき、素早く検索ができるというメリットがあるのですね。


また、ファイルメーカーはデータの紐づけによる一元管理が可能であったり、画像などもデータベースとして保存できる特徴もあります。

つまり、大事なデータをしっかりと、管理しやすく作られているツールと言えます。


まとめ

再度ですが、ファイルメーカーの操作は、最初にファイルを保存するところから始まります。インストールしただけでは動かない(動かすものがない)んですね。

そして、この「タスク」サンプルファイルは、ファイルメーカー未経験者には案外中身が難しい造りになっています。
これは割りと重要なことです。「なんだかよく分からない」「難しいよこれ・・・」と思っても気にしなくて大丈夫です。スキルアップすれば分かってきますので楽しみにしておいて良いと思います^ ^

↑Youtube でも見れます↑

ちなみに、ファイルを閉じてまた開き直すときは、保存した場所にあるファイルメーカーのファイルをダブルクリックして開けば OK です。(他にもメニューバーの「開く」からでも開けます。)


ファイルメーカーでは、最後に保存して終了するという操作はありません。何かを変更した上で閉じても、保存しますかとは聞かれません。この辺は慣れれば分かってくると思います。


次は新規作成から始める方法をお伝えできたらと思っています。新規作成は、何か新しいものを作り出すワクワク感がありますね^ ^






今日も良い一日を♪





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