「このシステム、もう誰も中身がわからない…」
「でも動いてるから、触るのが怖い…」
「ファイルメーカー (FileMaker) で全部管理してるけど、もう限界か…？」
――そう考えて再構築に踏み出すケースがあるかと思います。（ファイルメーカーまたは別のツールでの再構築）
しかし実際には、そう簡単にはいかない "闇" が潜んでいます。
本記事では、そんな闇と、希望となる光を書いてみたいと思います。
Index
- よくあるファイルメーカーの "闇"
- なぜファイルメーカーは "闇" が生み出されるのか？
- どのローコードも "闇" ができやすい傾向がある
- 再構築がうまくいくための光＜１＞
- 再構築がうまくいくための光＜２＞
- まとめ
余談：年に2回ほどローカル線で地方を含めた日本を旅します。最近、顕著に都市と地方の差を感じてしまいます。人がいないと経済もまわらない、ということを肌で感じます。僕に何かだいそれたことが出来るとは思っていませんが、何か少しでも日本を再発見することの役に立てたらなと思っています。
よくあるファイルメーカーの "闇"
あえて "闇" と言っておきます。
新しいシステムへの再構築を進める際、次のような考えが現場では根強く発生します。
「今使ってるファイルメーカーをそのまま作り変えたい」
しかし、不便や不都合があるまま使っていたファイルメーカーには次のような "闇" が潜んでいます。
・仕様書が存在しない（ファイルメーカーそのものが仕様書になっていればまだマシ）
・作った人は退職、残った人は動かなくなるのが怖いから中身に触れない
・入っているデータがグチャグチャ（同じフィールドに日付・数値・文字列のデータが混在）
・正しいデータがどれか分からない
・ゴミデータが盛りだくさん
・何のために作ったか分からないものが盛りだくさん（レイアウト･スクリプト･リレーション等）
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そんな "闇" を抱えての再構築は不安だらけです。
なぜファイルメーカーは "闇" が生み出されるのか？
ファイルメーカーは「現場の自分たちで作れる」ことができるツールで人気です。
その手軽さが長所なのですが、同時に構造的な“闇”を抱えることにもなります。
最初は、「こんな感じかな」。
だんだん、「ほうほう、こうすればいいのね」。
慣れれば慣れるほど、「コレができた、じゃあアレも作ろう」。
うまくいけばこんな調子で作り進んでいきます。
その反面、気軽に拡張できることで、正規化されないまま複雑化していきます。
複雑化というのは、例えば粘土遊びでグチャグチャと合体させたり変形させて、最初の原型がなくなることに似ています。
ちなみにファイルメーカーを生業にしているプロは、なるべくルールに則り正規化して開発します。
どのローコードも "闇" ができやすい傾向がある
上述のことはファイルメーカーに限った話しではありません。
いま流行りのローコードと呼ばれるツールの多くが、その "闇" を抱えているといっても過言ではありません。
【よくある①】作った本人以外は誰も解読できない。
【よくある②】テスト環境といったものもなく、長年の積み重ねでブラックボックス化。
【よくある③】開発業者に相談したら高額の調査見積り。
【よくある④】結局、開発業者も "延命して騙し騙し使うほうが良い" と抜本的改善できず。
これらは「アジャイル開発」と呼ばれるローコードツールでよく起こります。
その結果、本来は業務に合わせてシステムがあるべきなのに、いつしかツールに合わせて仕事をする状態になります。
「再構築したい」となるのも当然の成り行きですね。
再構築がうまくいくための光＜１＞
そうなふうに作られてしまったのですから仕方ないです。
前を向いて行きましょうということで、再構築における希望の光を挙げてみます。
再構築の前に今しておくと良いこと
大きな目的と小さな目的を整理しておく
まずは大きな目的を再確認しておきたいところです。
「業務を一気通貫で管理する」
「データの見える化をして業務全体をスムーズにまわす」
などなど。
その大きな目的を確認しておかないと、後で小さな目的が絡んできて混乱が生じたります。
小さな目的とは、次の不便・不満がおおむね当てはまります。
大義名分というのは、やはり大事なのだと思います。
不便・不満を見直しておく
小さな目的、と置き換えても良い内容かと思います。例えば現行のファイルメーカーで
・使いにくい箇所
・いつもミスをしてしまう箇所
・イラッとすること
といったことです。
小さな目的の改善は入力作業者のモチベーションにも繋がります。
小さな解決はダイレクトに喜ばれるところでもあり、再構築が楽しみにもなります。
現場の業務フローを整理し直す
大きな目的が確認できたら、業務フローの全体的な流れもアウトプットしておきたいところです。業務フローを見直しておくことは将来の明るい再構築に繋がります。
いえ、なにも難しいことをしろという訳ではありません。
大規模なシステムじゃなければ、簡単な図や箇条書きのメモだけでも充分有効かと思います。
作業フローも見直してみる
もう少し落とし込まれた作業フローも見直しておくと小さな光になります。「何のためにこの入力をするのか？」
「何のための画面なのか？」
小さな目的の再確認にもなります。
こちらも簡単な図や箇条書きのメモレベルでも有効かと思います。
もしもファイルメーカーの中身を見られるなら
もしもファイルメーカーの中身を見られて、メモやコメントを入れられるスキルがあれば。ご自身が見て理解しにくい箇所にはメモやコメントを入れておくのは有効です。
その場合は「◯◯するためのもの」「◯◯のためと思われる」など目的を書いておくと良いです。
これらは全て行う必要はないと思います。
できそうだと思える分、必要と思える分、それだけでも充分、光になり得るはずです。
ハードルが高いと結局一つもできない、なんてことになりますから。
再構築がうまくいくための光＜２＞
3点ほど挙げてみました。
再構築をする際に留意しておいて良いこと
少しでも学びを進めておく
仮に開発業者さんに任せてしまうとしても、ご自身なりに少しでも学びを深めておくのは良い考えです。それによって的確な依頼と出来上がりの評価の水準が上がり、より良いシステムに向かいます。
一気に再構築ではなく、徐々に再構築
これは理想の話しかもしれませんが、一気に再構築をかけるよりは「徐々に」が良いかもしれません。一部の業務機能から順次置き換えていく感じです。
例えば一気にビルの建て直しをして、一気に古いビルから引越したとして。
万が一、鉄筋構造の欠陥が見つかったり、電気の故障やトイレの不具合などがあると、仕事が止まります。
現場を巻き込む
実際に使う人と、不便・不満の確認をしながら進められると良いですね。再構築途中のテスト版で現場の人たちにも意見を聞いてみたいところです。
２つのメリットがあります。
・想定していなかった不便や不満を拾える。
・現場のみんなで再構築したという一体感が生まれる。
特に２つ目は職場全体のモチベーションUPにも繋がると思います。
まとめ
まあ、いろいろ書いてみましたが再構築というのはどうしたって大変なプロジェクトです。
なので、大事なのは「明るい気持ち」「前向きな気持ち」ではないかと個人的には思います。
なんだ、結局「気持ち」かよ、と突っ込まれるかもしれません。
でも、どんな困難が訪れても「必ずナントカナル」というポジティブさは、不思議と乗り越えられるのです。
明るく、前向きにいきましょうね^ ^
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今日も良い一日を♪
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