「キントーン (kintone) 」は素晴らしい、でも運用が難しくなってきたら⋯ 他の乗り換えツール候補の提案

kintone は素晴らしいツールだと思います。
でも、だんだん運用が悩ましいものになっていないでしょうか？
「最初は便利だ」と思って使い始めたら、いつの間にか運用が難しくなっていることがあります。

● 自由の利かないレイアウト画面
● Excel との「二重管理」が終わらない
● 数万件のデータで重くなるレスポンス
● 自社データが自分たちの手中にない不安

このような状況になっているなら、他のツールへの検討時期が来ているのかもしれません。

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Index

• kintone でのよくある「限界」
• FileMaker の優位性【１】"業務に画面を合わせる" （画面に業務を合わせない）
• FileMaker の優位性【２】「リレーショナル」だから、数万件でも一元管理
• FileMaker の優位性【３】データを「自分たちの手中」に。主導権を自ら握る
• FileMaker の優位性＜４＞コストパフォーマンス
• まとめ

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余談：昨今の AI の進化は凄いですね。もうご自身で FileMaker も作れてしまうのでしょうか。もう FileMaker をお教えする仕事は出来なくなるのでしょうか。今後の事業のあり方を考えてしまいます。（まだ当面は頑張りますので引き続きご相談をお待ちしています）

kintone でのよくある「限界」

クラウドツールは手軽に始められるのがメリットです。
しかし、データが増え、業務が深まるにつれて、次のような課題に直面しがちです。

画面が固定されていて、入力や閲覧がしづらい

「この項目はこっちに置きたい」「入力のついでに過去の経緯をすぐ横で見たい」。
でも決まったレイアウトだとどうにもなりません。現場の小さなストレスが積み重なる要因です。

Excel との「二重管理」

複雑な計算や独自の業務フローには標準機能では対応が難しいのが実状。
CSV 書き出し → Excel 加工 → また kintone に……。この二度手間は地味に大変です。

数万件を超えると動作が重くなる

レコード数が増えるにつれ、一覧の表示や検索に時間がかかるようになっていませんか。
スムーズな作業ができなくなるのは黄色信号が灯っていると言えます。

自社データが「自分たちの手中にない」不安

大切な資産である自社データは kintone という他社の金庫に預けているようなもの。
万が一なにか起きても自分たちでは手出しできません。
世の中に 100% は無い以上、将来のサービス終了や規約変更のリスクはあります。

こうした「kintone の限界」を突破する代替ツールの選択肢

昨今では代替ツールが国内海外含めてたくさんあると思います。
例えば国産ツールのプリザンターや、日本で30年以上愛されている FileMaker (ファイルメーカー) 等です。

本記事では FileMaker を乗り換え候補としてご紹介してみたいと思います。
※正式名称： Claris FileMaker (クラリス ファイルメーカー)
※「 FileMaker (ファイルメーカー) とは？」の記事はこちら↗

FileMaker の優位性【１】
"業務に画面を合わせる" （画面に業務を合わせない）

kintone の標準機能では、あらかじめ決められた「画面」の制約があります。
しかし、FileMaker はいわば「真っ白なキャンバス」。
業務に合わせた画面をカスタマイズできるのが強みです。

プロ並みの細やかな画面カスタム

kintone では、項目名（ラベル）の文字サイズや装飾の変更、入力欄の背景色、ボタンを標準以外の場所に置く、といったことは標準機能では出来ません。
FileMaker なら例えば、重要なラベルの文字を大きくしたり、スタッフが迷わない位置にボタンを配置することも自由自在です。
かゆいところに手が届くような、1ピクセル単位のカスタム調整が可能なのです。

現場の使い勝手をピクセル単位で形にする

「この入力欄の隣に計算結果を出したい」「iPad でのボタンは手袋のまま押せるサイズにしたい」。
kintone の決まった枠組みでは対応のハードルが極端に高くなりますが、FileMaker であれば現場の人がカスタムすることも可能です。

日本の複雑な「帳票」をそのまま再現

kintone で独自の請求書や見積書を作りたくても、有料の外部連携サービスが必要になるのがネックです。
FileMaker はパワーポイントで作るように画面をカスタム。Excel で作られた請求書や独自の帳票レイアウトをそのままソックリに再現します。
しかも PDF 出力が標準機能で可能な上、どれだけ帳票の種類を増やしても追加コストは一切かかりません（自分たちで作れば）。

FileMaker の優位性【２】
「リレーショナル」だから、数万件でも一元管理

FileMaker が単なる「ノーコード・ローコード」と違う最大の理由。
それは、高度なリレーショナルデータベースである点です。

一箇所直せば、すべてが変わる

たとえば、顧客の社名が変わったとき。
kintone のルックアップ形式だと、過去の案件データは「古い社名」のまま取り残され、わざわざ最新データへの書き換えが発生します。
FileMaker ではリレーションによって、紐付くデータが数千件であろうとも新しい社名が表示されるように作ることが出来ます。
データが常に最新で正しく保たれる、まさに「一元管理」です。

必要なデータだけを瞬時に呼び出す

kintoneではデータ量が増えるほど「関連レコード」の読み込みや集計に時間がかかりがちです。
ところが FileMaker では「今必要な分だけ」を裏側で素早くフィルタリングして表示します。
それはリレーションによる構造の恩恵であり、将来の規模拡大に耐えうるプロ仕様の設計が可能になります。
* 但し、適切な設計を行う必要があります。

FileMaker の優位性【３】
データを「自分たちの手中」に。主導権を自ら握る

kintone は操作が分かりやすくて確かに使いやすいです。
しかし大事なデータは kintone の中にあります。
ある意味では安全とも言えますが、ある意味ではリスクがあると言えるかもしれません。

「他社の金庫」から「自社の金庫」へ

大切な顧客データや機密情報を他社サーバーに預けるのは、常にリスクも背負っています。
例えばサービス終了や規約変更といった他社の都合に左右される事態にもなります。
FileMaker は自社の管理下で運用できるため、「自分たちの資産」としてデータを手中に置けることができます。

万が一の時、自分たちで「手出し」ができる

クラウドサービスでは障害時にも「ただ復旧を待つしかない」状態になります。
FileMaker の場合はバックアップの保管場所から復旧のタイミングまでを自社でコントロール可能。
ビジネスの継続性を他社に委ねず、自らの判断でデータを守り抜く「攻め」のリスク管理が実現します。

非インターネットで外部にデータを晒さない

インターネットを介さず、社内ネットワーク（LAN）でデータを管理することも FileMaker は可能です。
外部のネットワークを通さず、内側だけのやり取りによってデータを安全に管理することができます。
また、インターネット環境が無い場所でのデータ管理にも威力を発揮します。

FileMaker の優位性【４】
コストパフォーマンス

kintone では、やりたいことが多岐に渡ると月額料金がかさむ傾向にあります。
FileMaker では、「1人あたり月額5,000円以内」で必要十分な、もしくはかなり高度なカスタマイズができるツールです。
25名以上の利用者であれば、1人あたり月額1,000円以内と更に抑えられる契約もできます。

コストの項目	kintone (スタンダード)	FileMaker (自社運用)
月額料金（目安）	1,500円〜1,800円 / 人	5名時：5,000円以内 / 人 25名時：1,000円以内 / 人
帳票発行（請求書等）	＋月額 7,000円〜30,000円 （プラグイン代が別途必要）	標準機能で作れるため ＋0円
データ自動更新 （関連アプリへの反映）	＋月額 3,000円〜 （自動化プラグイン等の追加）	標準機能で作れるため ＋0円
データ容量の追加	＋月額 1,000円 / 10GB （標準は5GB/人）	容量追加対応は自社で管理 FileMaker Cloud の場合はメーカーに要確認

まとめに

以上、kintone の運用が難しくなってきたら、その代替として FileMaker をご紹介してみました。
弊社 JBI では FileMaker で業務用アプリ・システムを作りたい、でも使い方が分からないという方のサポートをしています。
まずは無料での相談ができますので、なにか気になることがあればお尋ねください。

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今日も良い一日を！

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